Quelle est la durée de validité de mon pool d’options ? Comment le renouveler ? Toutes les réponses à vos questions sont dans cet article !
🌍 You have a French company and only speak English?
😌 Not to worry, find the English translation of this article below! 👇
Lorsque vous souhaitez créer un pool d'options (par exemple dans le but d'attribuer des BSPCE ou BSA Advisor) vous devez obtenir l'autorisation de vos actionnaires pour émettre des options dans la limite d'un nombre maximum et pendant une certaine période.
En France cette période est fixée à 18 mois par le Code de Commerce à compter de la date d’autorisation par vos actionnaires.
Au-delà, le pool d'options expire et vous devez obtenir une nouvelle autorisation auprès des actionnaires pour renouveler votre pool et émettre de nouvelles options.
🆘 Votre pool est arrivé à échéance et n’est plus valide ?
👉 Pas de panique, les options non attribuées deviennent caduques (comme si elles n'avaient jamais existées) et les options attribuées ne sont pas impactées. Vous avez simplement à renouveler votre Pool avec une nouvelle délégation de pouvoir accordée par vos actionnaires.
Dans cet article, nous expliquons comment la plateforme SeedLegals vous aide à rester au courant de la date d'expiration de votre Pool et vous permet de réduire, d’augmenter ou de renouveler votre pool d'options en fonction de vos besoins.
- Quand mon Pool d'options arrive-t-il à échéance ?
- Comment obtenir une nouvelle délégation de pouvoir et renouveler mon Pool ?
- Comment mettre à jour mon Pool d'options avec des documents faits hors plateforme ?
- Je ne souhaite pas émettre et attribuer de BSPCE ou de BSA Advisor pour le moment, que faire ?
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Qu'est-ce qu'un Pool d'options arrivé à échéance ?
Lorsque vous créez ou renouvelez un Pool d'options, vous devez recueillir l'autorisation de vos actionnaires. Concrètement, vos actionnaires délèguent au Président de la société le pouvoir pour émettre et attribuer des options ultérieurement.
Cette délégation de pouvoirs est accordée pour une durée maximum de 18 mois et dans la limite d’un nombre maximum d’options. Une fois le délai de 18 mois dépassé, il faudra recueillir à nouveau l'autorisation à vos actionnaires pour émettre de nouvelles options via un nouveau Pool.
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Quand mon Pool d'options arrive-t-il à échéance ?
En France, la délégation de pouvoirs accordée au Président prévoit une limite maximum de 18 mois pour émettre et attribuer des options. Au-delà de cette période, le pool expire et les options non attribuées deviennent caduques. Une nouvelle délégation de pouvoirs doit alors avoir lieu pour renouveler le Pool et émettre de nouvelles options.
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Comment obtenir une nouvelle délégation de pouvoir et renouveler mon Pool ?
Nous avons simplifié ce processus pour créer cette délégation de pouvoirs directement sur la plateforme comme décrit ci-après :
Étape 1 : Rendez-vous dans l'onglet "Options" situé dans le menu à gauche de votre écran puis sur "Renouveler le pool"
Étape 2 : Sélectionnez avec les documents juridiques ou simplement refléter un Pool.
Si vous avez besoin d'une nouvelle délégation de pouvoir sous la forme d'une décision des associés, alors sélectionnez avec les documents pour les obtenir automatiquement sur la plateforme.
En revanche, si vous avez déjà réalisé la délégation de pouvoir en dehors de la plateforme et souhaitez simplement mettre à jour votre Pool, alors sélectionnez sans les documents puis rendez-vous ici pour la suite des étapes.
Étape 3 : Selectionnez la date de mise à jour du Pool et le nombre total d'options présentes dans le Pool (comprenant les options précédemment attribuées et les nouvelles à émettre)
La plateforme calculera automatiquement le nombre d'options déjà présentes et les nouvelles à créer afin de renouveler votre Pool.
Étape 4 : Remplissez les termes clés, puis créez les documents suivants afin de les lire, les signer et les partager pour signature :
- Rapport du Président à signer par le président ou la présidente de la société
- Décisions unanimes des associés à signer par tous les associés
Étape 5 : Une fois les décisions des associés signées par tous, vous pouvez cliquer sur "approuver votre Pool d'options".
Vous pouvez dès maintenant créer de nouveaux plans afin d'émettre et attribuer des BSPCE ou BSA Advisor !
En cas de doutes ou de questions n'hésitez pas à nous contacter directement sur le chat en bas à droite de votre écran ! 🐱💬
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Comment mettre à jour mon Pool d'options avec des documents hors plateforme ?
Si vous avez obtenu la documentation juridique pour renouveler voter Pool en dehors de la plateforme et souhaitez mettre à jour votre table de capitalisation sur SeedLegals, sélectionnez "sans les documents".
Cela vous permettra d'indiquer le nouveau nombre d'options de votre Pool, la date d'expiration de votre ancien Pool et la date de la nouvelle délégation de pouvoirs.
🤔 A quelles dates et documents se référer pour indiquer l'expiration du précédent Pool et son renouvellement via une nouvelle délégation de pouvoirs ?
Pour trouver la date d'expiration de votre Pool précédent, il s'agit de 18 mois après la date de signature des décisions des associés autorisant l'émission d'options comme dans l'exemple ci-dessous :
Dans le cas où le renouvellement du Pool a lieu avant la date limite des 18 mois, alors la date d'expiration est la même que la date du renouvellement du Pool. Il s'agit dans ce cas de la date de signature des décisions des associés autorisant le renouvellement du Pool via une nouvelle délégation de pouvoirs.
Cette décision des associés a pu être signée dans le cadre d'une levée de fonds par exemple.
En cas de doutes ou de difficultés n'hésitez pas à solliciter vos conseils ayant rédigé cette documentation ainsi qu'à nous contacter sur le chat en bas à droite de votre écran 🐱💬
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Vous ne souhaitez pas émettre et attribuer de BSPCE ou de BSA Advisor pour le moment ?
Si vous ne souhaitez pas renouveler votre Pool pour le moment car ne souhaitez pas émettre et attribuer de BSPCE ou de BSA Advisors, alors une fois la période de 18 mois atteinte, vous pouvez simplement indiquer les options non attribuées comme caduques et les retirer de votre Pool.
Cela permet de mettre à jour votre table de capitalisation et de "reluer" les actionnaires actuels au prorata de leur participation au capital en modifiant la capital pleinement dilué.
Les options attribuées, elles, resteront dans votre Pool et seront bien prises en compte sur votre table de capitalisation dans la partie "Pool" et "pleinement dilué".
Des questions ?
Si vous avez d'autres questions, cliquez sur le bouton du chat pour nous envoyer un message - nous serons ravis de vous aider. 🐱💬
How to Renew an Expired Option Pool?
How long is my option pool valid? How do I renew it?
When you create an option pool (e.g., for granting BSPCE or BSA Advisor options), you must obtain shareholder approval to issue options within a set limit and timeframe.
In France, this period is limited to 18 months from the date of shareholder authorisation, as per the French Commercial Code.
Once this period expires, the option pool is no longer valid, and you must obtain new shareholder approval to renew the pool and issue new options.
🆘 Has your option pool expired?
👉 No worries! Unallocated options automatically become void (as if they never existed), while already allocated options remain unaffected. You simply need to renew the pool with a new shareholder authorisation.
On SeedLegals, we help you track your option pool’s expiration date and give you the tools to reduce, increase, or renew your option pool based on your needs.
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What Happens When an Option Pool Expires?
When you create or renew an option pool, you need approval from your shareholders. This approval delegates authority to the company’s President to issue and allocate options in the future.
This delegation is valid for a maximum of 18 months and within a defined number of options. Once this period ends, a new shareholder approval is required to issue more options under a new pool.
When Does My Option Pool Expire?
In France, the President’s authority to issue and allocate options is legally limited to 18 months. After this period:
- The option pool expires
- Any unallocated options become void
- A new shareholder approval is required to renew the pool and issue new options
How to Obtain a New Power of Delegation and Renew Your Option Pool
We’ve made the process simple! You can create this delegation of powers directly on the platform by following these steps:
Step 1: Navigate to the “Options” Tab
Go to the "Options" tab in the left menu, then select "Update Option Pool".
Step 2: Choose Whether to Include Legal Documents
- If you need a new delegation of power in the form of a shareholders' resolution, select "with approval documents" to generate them automatically.
- If you’ve already obtained the delegation outside the platform and just need to update your Pool, select "without documents" and follow the next steps here.
Step 3: Set the Update Date & Total Option Pool Size
Enter the date of the update and the total number of options in the Pool (including both previously allocated options and new ones to be issued).
The platform will automatically calculate the existing options and determine how many new options need to be created.
Step 4: Fill in Key Terms & Generate Legal Documents
The platform will create the following documents for review and signature:
- President’s Report – to be signed by the company’s President
- Unanimous Shareholders’ Resolution – to be signed by all shareholders
Step 5: Approve Your New Option Pool
Once all shareholders have signed, click "Approve Option Pool" to finalize the renewal.
🚀 You’re now ready to create new plans and allocate BSPCE or BSA Advisor options!
How to Update Your Option Pool with Off-Platform Documents?
If you have obtained the legal documentation to renew your Pool outside the platform and wish to update your cap table on SeedLegals, select "without documents".
This will allow you to enter the new number of options in your Pool, the expiration date of your previous Pool, and the date of the new delegation of powers.
🤔 Which Dates and Documents Should You Refer to for the Expiration of the Previous Pool and Its Renewal via a New Delegation of Powers?
To find the expiration date of your previous Pool, it is 18 months after the signing date of the shareholders' resolution authorizing the option issuance, as shown in the example below:
If the Pool is renewed before the 18-month deadline, then the expiration date is the same as the renewal date. In this case, it corresponds to the signing date of the shareholders' resolution authorising the renewal of the Pool via a new delegation of powers.
This shareholders' resolution may have been signed, for example, during a funding round.
Not Planning to Issue BSPCE or BSA Advisor Options for Now?
If you do not wish to renew your Pool for now because you do not plan to issue and allocate BSPCE or BSA Advisor options, then once the 18-month period is reached, you can simply mark unallocated options as expired and remove them from your Pool.
This will update your cap table and adjust the ownership percentage of current shareholders proportionally by modifying the fully diluted capital.
Allocated options will remain in your Pool and will still be accounted for in your cap table under the "Pool" and "fully diluted" sections.
Any questions?
If you have any other questions, click the chat button to send us a message—we’ll be happy to help! 🐱💬